Der September hatte einen roten Faden: Eine Prüfung endet nicht mit dem Bericht. Sie endet, wenn die korrigierte Abrechnung da ist und nachgerechnet wurde. Dazu kommen Vertragsregeln, die beziffert statt vage beanstandet werden, ein Prüffall, der durch den Ablauf führt, und ein Import, der auch dreihundert Verträge verkraftet. Hier die Änderungen, die im Arbeitsalltag ankommen.
Inhaltsverzeichnis
Das Wichtigste in Kürze
- Ein beanstandeter Fall lässt sich auf Warten auf Korrektur setzen. Die korrigierte Abrechnung wird mit dem ursprünglichen Fall verknüpft und Position für Position verglichen.
- Prozentuale Obergrenzen aus dem Mietvertrag werden nachgerechnet. Statt einer Rückfrage steht dort jetzt ein bezifferter Mehrbetrag.
- Im Vertrag öffnen springt direkt an die Fundstelle, auch bei eingescannten Verträgen.
- Der Prüffall hat einen neuen Aufbau mit Schrittleiste, geteilter Positionsansicht und vorbelegter Abschlussentscheidung.
- Beträge lassen sich je Position korrigieren. Dashboard, Benchmark und Vorjahresvergleich rechnen danach mit dem korrigierten Wert.
- Der Massenimport läuft auf dem Server weiter, das Browserfenster darf zu.
Wenn der Vermieter korrigiert, bleibt der Fall zusammen
Eine Beanstandung ist noch kein Ergebnis. Das Ergebnis kommt zwei Wochen später, als korrigierte Abrechnung im Posteingang, und muss noch einmal geprüft werden. Genau dieser Schritt hatte bisher keinen Platz im System. Er endete in zwei losen Fällen, die niemand mehr miteinander in Verbindung brachte.
Seit September setzen Sie einen beanstandeten Fall auf Warten auf Korrektur. Kommt die neue Abrechnung, legen Sie sie als Korrektur an und NK-Audit verknüpft sie mit dem ursprünglichen Fall.
Der Korrekturvergleich
Der Vergleich zeigt für jede Position vier Angaben nebeneinander: den ursprünglichen Betrag, Ihre damalige Entscheidung, den korrigierten Betrag und die Differenz. Dazu kommt das Ergebnis je Position, also ob sie unverändert geblieben ist, geändert wurde, entfallen ist oder neu hinzukam.
Ist die Korrektur geprüft und abgeschlossen, schließt NK-Audit den ursprünglichen Fall automatisch mit. Die erzielte Einsparung wird aus der gesamten Korrekturkette ermittelt und erscheint in den Auswertungen.
Was dabei zu beachten ist
- Die Korrektur wird beim Anlegen einer Abrechnung angeboten, wenn der Abrechnungszeitraum dem eines bestehenden Falls entspricht. Der Zeitraum muss dafür genau übereinstimmen.
- Die Differenz im Vergleich ist keine Einsparung. Als Einsparung zählt nur, was auf eine ausdrückliche Beanstandung Ihres Teams zurückgeht.
Wie eine Beanstandung aussieht, die der Vermieter ernst nimmt, zeigt die Mustervorlage für Beanstandungsschreiben.
Obergrenzen werden nachgerechnet, nicht nur angemerkt
In Gewerbemietverträgen stehen Obergrenzen oft als Prozentsatz: Verwaltungskosten höchstens 3 Prozent der Jahresnettokaltmiete, Instandhaltung gedeckelt auf einen ähnlichen Wert. Bisher endete so eine Klausel in NK-Audit immer bei „Rückfrage“. Die Software wusste, dass dort eine Grenze steht, hat sie aber nicht angewendet.
Jetzt rechnet sie nach. Liegt die Jahresnettokaltmiete bei 300.000 Euro und die Klausel bei 3 Prozent, sind 9.000 Euro Verwaltungskosten umlagefähig. Stehen 12.000 Euro in der Abrechnung, bekommen Sie keine Rückfrage, sondern eine Beanstandung über 3.000 Euro.
| Was im Vertrag steht | Was NK-Audit jetzt tut |
|---|---|
| Prozentuale Obergrenze auf die Jahresnettokaltmiete | Grenze berechnen, Position dagegen prüfen, Mehrbetrag beziffern |
| Sammelposition wie „Brandmeldeanlage, Feuerlöscher, Sprinkler“ | Am Vertragswortlaut prüfen, statt sie pauschal einer Kostenart zuzuordnen |
| Vereinbarte Direktabrechnung an den Mieter | Position beanstanden und die Fundstelle im Vertrag mitliefern |
| Ausschluss wie „nicht umlagefähig“, auch über mehrere Zeilen oder in einer Anlage | Als Ausschluss erkennen, statt ihn zu übersehen |
Jedes Ergebnis lässt sich am Vertrag nachprüfen
Eine Beanstandung ist nur so stark wie die Stelle im Vertrag, auf die sie sich beruft. „Im Vertrag öffnen“ springt deshalb jetzt direkt an die markierte Stelle, auch bei eingescannten Verträgen. Vorher öffnete der Viewer den Seitenanfang und die Markierung lag irgendwo darunter.
Verweist der Vertrag auf eine Anlage, sagt ein Hinweis ausdrücklich, dass hier der Mietvertrag zitiert wird und nicht die Anlage. Das ist ein kleiner Satz mit großer Wirkung, denn genau an dieser Stelle entstehen die Missverständnisse, die später im Schriftwechsel teuer werden.
Verständlicher ist auch der Freigabestatus eines Vertragsprofils geworden. Statt der alten Formulierung, die wie ein Mangel klang, stehen dort vier klare Stufen: automatisch verwendbar, verwendbar, Freigabe erforderlich, nicht verwendbar.
Die genauere Einstufung wirkt bei Vertragsprofilen, die nach der Umstellung erzeugt wurden. Bestehende Profile behalten ihre bisherige Einstufung, bis sie neu erzeugt werden.
Der Prüffall führt durch den Ablauf
Die Detailseite eines Prüffalls war gewachsen, und man merkte es ihr an. Im September haben wir sie neu aufgebaut.
Oben läuft ein Fallkopf mit, der Status und offenen Prüfbedarf zeigt. Darunter steht eine Leiste mit den fünf Schritten, unten eine feste Aktionsleiste. Die Positionsprüfung selbst ist zweigeteilt: links die Liste mit Filtern und der Schaltfläche „Nächste offene“, rechts das Detail der ausgewählten Position.
Beträge direkt korrigieren
Nicht jede Abrechnung lässt sich sauber auslesen. Besonders zweispaltige Abrechnungen waren eine Fehlerquelle, weil dort die Gesamtkosten des Objekts neben dem Mieteranteil stehen. Aus 14.000 Euro Mieteranteil wurden so schnell 140.000 Euro Gesamtkosten.
Sie können den Betrag jetzt je Position korrigieren. Der ausgelesene Wert bleibt dabei sichtbar und die Änderung wird protokolliert, Sie sehen also später, dass und was jemand korrigiert hat. Dashboard, Benchmark und Vorjahresvergleich rechnen anschließend mit dem korrigierten Betrag. Vorher konnte es passieren, dass zwei Schritte im selben Fall mit unterschiedlichen Zahlen arbeiteten.
Der Weg zum Abschluss ist eindeutig
Die Abschlussentscheidung wird aus Ihren Positionsentscheidungen vorbelegt. Haben Sie mindestens eine Position beanstandet, führt der Weg direkt zu „Freigabe und Beanstandung“ statt an der Beanstandung vorbei. Die alte Option, die den Beanstandungsweg umgehen konnte, ist entfallen.
Zwei Kleinigkeiten, die im Alltag mehr ausmachen als sie klingen: „E-Mail vorbereiten“ funktioniert auch, wenn keine Vermieteradresse hinterlegt ist, und das Eingangsdatum der Abrechnung lässt sich schon beim Anlegen eintragen. Das Eingangsdatum ist die Grundlage für alle Fristen, und Fristen sind der Fehler, der sich im Nachhinein nicht mehr heilen lässt.
NK-Audit öffnet für die Beanstandung Ihr Mailprogramm mit vorbereitetem Text. Versendet wird aus Ihrem Postfach, nicht aus der Software.
Große Bestände laufen im Hintergrund ein
Beim Start eines Filialnetzes mit dreihundert Standorten ist nicht die Prüfung der Aufwand, sondern die Aufnahme. Der erste echte Stapel hat uns im September gezeigt, wo es hakte: Die Verarbeitung hing am Browserfenster und brach nach wenigen Minuten ab.
Der Massenimport läuft jetzt auf dem Server weiter, auch wenn Sie die Seite schließen. Die Objekte werden sofort angelegt, die Vertragsanalyse folgt in einer Warteschlange. Adressen werden aus dem Vertragstext zuverlässiger erkannt.
Das gilt auch für den einzelnen Upload. Der Vertrag wird sofort gespeichert und das Vertragsprofil entsteht im Hintergrund. Vorher kam nach etwa anderthalb Minuten die Meldung, der Vertrag sei nicht gespeichert worden, obwohl er längst gespeichert war. Wer es daraufhin noch einmal versuchte, hatte am Ende zwei Objekte.
Die Objektseite ist eine Akte geworden
Die Objektseite war ein technisches Datenblatt. Jetzt ist sie eine Akte mit vier Reitern: Akte, Mietvertrag, Unterlagen und Prüfhistorie. Auf einen Blick sichtbar sind die Kosten, das Prüfergebnis und die offenen Punkte.
Alle Listen in NK-Audit haben außerdem dasselbe Verhalten bekommen, mit Spaltenauswahl, Schnellfiltern und Sortierung. Die Auswertungen sind als Arbeitsfläche aufgebaut, links die Konfiguration, rechts das Ergebnis. Vorher lag das Ergebnis unterhalb des sichtbaren Bereichs, man stellte also etwas ein und musste scrollen, um die Wirkung zu sehen.
Spalten- und Filtereinstellungen werden im Browser gespeichert und gelten damit je Gerät, nicht je Benutzer.
Hilfe-Center überarbeitet
Das Hilfe-Center wurde Ende September neu aufgebaut, mit Volltextsuche und Artikeln, die dem tatsächlichen Ablauf in der Software folgen. Die neuen Funktionen aus diesem Monat sind dort beschrieben, einschließlich des Korrekturvergleichs.
Woran wir gerade arbeiten
Ein Punkt gehört in diesen Rückblick, obwohl er noch nicht freigegeben ist, weil er fachlich der wichtigste des Monats ist.
Wir arbeiten an einer eindeutigen Prüfgrundlage je Prüffall. Jeder Fall rechnet dann mit genau einer Vertragsfassung einschließlich der wirksamen manuellen Anpassungen. Ein Nachtrag zählt erst, wenn er nachweislich eingearbeitet oder von einem Prüfer bewertet wurde, vorher gibt es kein automatisches OK. Und ein korrigierter Betrag wird sofort erneut gegen die Vertragsregel bewertet, damit eine Position nicht auf OK stehen bleibt, obwohl sie nach der Korrektur über der vereinbarten Grenze liegt.
Das ist unsere Antwort auf die unangenehmste Frage, die man einer Prüfsoftware stellen kann: Woher wissen Sie, dass ein OK wirklich ein OK ist? Die Funktionen sind entwickelt und werden derzeit fachlich abgenommen. Sobald sie freigegeben sind, finden Sie sie hier im nächsten Rückblick.
Was sich im Vormonat getan hat, steht in Was sich im August in NK-Audit verändert hat.
Sehen Sie die September-Neuerungen an einem echten Prüffall
NK-Audit ist ein Produkt der Röckl Consulting GmbH. Wir haben die Software selbst entwickelt und begleiten die Einrichtung persönlich. In 30 Minuten zeigen wir Ihnen den Ablauf an einem konkreten Beispiel.