Funktionen - Vertragsmanagement
Aus dem Mietvertrag wird ein strukturiertes Vertragsprofil
NK-Audit verwaltet Mietverträge versioniert, liest sie per OCR aus und leitet daraus ein maschinenlesbares Vertragsverständnis ab. Das ist die Grundlage für jede Nebenkostenprüfung.
Die Ausgangslage
Vom dezentralen Vertragschaos zur strukturierten Prüfung
In Filialnetzen schließt jeder Standort eigene Mietverträge ab. Nachträge laufen über Jahre, Ansprechpartner wechseln, Klauseln bleiben unbeachtet. Wenn die Nebenkostenabrechnung kommt, fehlt die strukturierte Grundlage zur Prüfung.
Die Kernfunktion
Aus dem Mietvertrag wird ein strukturiertes Profil
Aus dem Mietvertrag entsteht ein Profil mit klar klassifizierten Themen: was darf umgelegt werden, was nicht, was nur bedingt, was bleibt unklar. Diese Klassifikation ist die Referenz für jede spätere Prüfung.
- Heizung & Warmwasser
- Wasser & Abwasser
- Müllabfuhr
- Allgemeinstrom
- Gartenpflege
- Verwaltungskosten
- Instandhaltungspauschalen
- Reparaturen Sondereigentum
- Wartung Lüftungsanlage (nur bei jährlicher Wartung)
- Hausmeisterdienste (nur anteilige Umlage)
- Sonstige Betriebskosten (Klauselformulierung uneindeutig)
Beispielhaftes Vertragsprofil. Jeder Themen-Bereich verweist auf die konkrete Klausel im Vertrag.
So funktioniert es
So entsteht das Vertragsprofil
Vom Vertragsupload bis zum nutzbaren Profil, ohne dass Sie Daten manuell pflegen.
PDF hochladen
Mietverträge, Nachträge und Anlagen per Upload erfassen. Versionen werden mit ihrem jeweiligen Gültigkeitszeitraum gespeichert. Die OCR läuft automatisch – auch bei gescannten Altverträgen.
Profil bilden
Themen werden als erlaubt, bedingt, unklar oder ausgeschlossen klassifiziert. Die Ergebnisse lassen sich manuell überschreiben; Korrekturen werden unveränderlich dokumentiert.
Profil freigeben
Das formal freigegebene Profil bildet den verbindlichen Stand für alle künftigen Prüffälle. Optional liefert eine KI-Validierung zusätzliche Hinweise – ohne automatische Übernahme.
Was sich ändert
Was sich im Arbeitsalltag konkret verändert
- Ordner durchsuchen, welche Fassung gilt
- Nachträge aus E-Mail-Postfächern zusammensuchen
- Klauseln manuell mit Abrechnung abgleichen
- Erkenntnisse in Excel-Listen notieren
- Vertragsversion mit Gültigkeitszeitraum eindeutig
- Nachträge als Zusatzdokumente am Objekt
- Themen-Klassifikation als maschinenlesbares Profil
- Profilfreigabe als Bezugspunkt für die Prüfung
Revisionssicher
Originale bleiben unverändert, Korrekturen sind nachvollziehbar
Vertragsdokumente sind sensibel. Deshalb folgt NK-Audit dem Prinzip: PDFs bleiben unverändert, Korrekturen am Profil sind transparent und manuelle Änderungen werden unveränderlich festgehalten.
Originale revisionssicher
PDFs bleiben unverändert. Jede Änderung am Profil wird mit Zeitstempel und Nutzer protokolliert.
Unveränderliche Korrekturen
Manuelle Überschreibungen werden als eigene Einträge gespeichert. Die ursprüngliche Bewertung bleibt weiterhin sichtbar.
Formale Profil-Freigabe
Die Freigabe dokumentiert Datum und Verantwortlichkeit. Bei späteren Änderungen kann sie kontrolliert zurückgenommen werden.
Zeigen Sie uns einen Ihrer Mietverträge und wir zeigen Ihnen NK-Audit
NK-Audit ist ein Produkt der Röckl Consulting GmbH. Wir haben die Software selbst entwickelt und begleiten die Einrichtung persönlich. In 30 Minuten sehen Sie, wie Ihr Vertragsbestand in NK-Audit strukturiert aussehen würde, gerne anhand eines typischen Vertrags aus Ihrem Filialnetz.
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