Funktionen - Analyse & Prüfung
Jede Position der Abrechnung, gegen den Vertrag geprüft
NK-Audit gleicht jede Position einer Nebenkostenabrechnung mit dem Vertragsprofil ab und ordnet sie einer von fünf Kategorien zu: erlaubt, bedingt, unklar, fehlende Grundlage oder ausgeschlossen. Sie starten Ihre Prüfung dort, wo es sich wirklich lohnt.
Die Ausgangslage
Eine Abrechnung mit über 20 Positionen und alle müssen individuell geprüft werden
Eine Nebenkostenabrechnung hat schnell 20 oder mehr Positionen. Manche sind vertraglich klar erlaubt, andere ausgeschlossen und viele liegen in der Grauzone. Manuell alle zu prüfen kostet Zeit und Konsistenz über das Portfolio.
Wer viele Standorte betreut und laufend gewerbliche Nebenkostenabrechnungen prüfen muss, braucht dafür einen wiederholbaren Ablauf.
Ablauf
So läuft eine Prüfung ab
Von den hochgeladenen Dokumenten bis zum fertigen Beanstandungsschreiben führt NK-Audit jede Position strukturiert durch den Prüfprozess. Ihr Team entscheidet, jeder Schritt bleibt nachvollziehbar.
Die Kernfunktion
Vom Listenpunkt zum klaren Status
NK-Audit gleicht die Abrechnungspositionen mit dem Vertragsprofil ab. Erlaubt, bedingt, unklar, ohne vertragliche Grundlage oder ausgeschlossen. Der Status zeigt, wo Sie hinschauen müssen und warum.
Beispielhafte Prüfergebnisse. Jeder Status verweist auf die konkrete Klausel oder das fehlende Element.
5 Status-Kategorien
Mehr als nur grün und rot
Andere Tools kennen nur „ok oder Problem“. Im Alltag liegt vieles dazwischen, und genau dort braucht es Differenzierung. NK-Audit unterscheidet fünf Kategorien, die den realen Prüfprozess abbilden.
Optionale Vergleiche
Vorauszahlung, Verbrauch und Vorjahr, wenn Daten vorhanden sind
Wo Vergleichsdaten vorliegen, zieht NK-Audit sie automatisch in die Analyse: geleistete Vorauszahlungen, Verbrauchsdaten für Wasser, Strom und Heizung sowie Werte aus dem Vorjahr. Dieser Schritt ist optional und blockiert den Abschluss nicht.
Auch ohne Vergleichsdaten lässt sich die Prüfung abschließen. Die Hauptprüfung erfolgt anhand der Vertragsklauseln.
Ihre Rolle als Prüfer
Bestätigen, beanstanden oder Rückfrage stellen
Die Analyse liefert die Vorarbeit. Sie entscheiden pro Position, wie es weitergeht. Bewertungen lassen sich jederzeit korrigieren, ohne dass die ursprüngliche Einschätzung verloren geht.
Position akzeptieren
Position als geprüft markieren, auch entgegen der automatischen Bewertung, wenn der Prüfer es so entscheidet. Optional mit Kommentar dokumentieren.
Position ablehnen
Position als beanstandet markieren und eine Begründung hinterlegen. Die Position wandert in die Beanstandungsliste für den Abschluss.
Klärung anstoßen
Wenn Informationen fehlen, die Position auf „Rückfrage" setzen und an Manager oder Recht adressieren. Die Auflösung wird direkt an der Position dokumentiert.
Vertrauen durch Transparenz
Nachvollziehbar statt Blackbox
Jede Markierung ist begründet, jeder Schritt ist nachvollziehbar. Wer wissen will, warum eine Position einen bestimmten Status hat, sieht die Klausel direkt im Tool. KI-gestützte Vorschläge werden zusätzlich mit Quelle und Verlässlichkeitsbewertung ausgewiesen.
Begründung je Position
Jede Position zeigt die zugrunde liegende Klausel mit Fundstelle und Seitenangabe sowie die Einordnung nach Betriebskostenverordnung (BetrKV).
Prüfer können übersteuern
Sie können jede Bewertung überschreiben. Die automatische Bewertung bleibt mit Begründung sichtbar.
Unveränderliche Kommentare
Fachliche Kommentaränderungen werden revisionssicher als eigene Einträge gespeichert. Nichts geht verloren.
Wir zeigen Ihnen einen Prüffall in unter 30 Minuten
NK-Audit ist ein Produkt der Röckl Consulting GmbH. Wir haben die Software selbst entwickelt und begleiten die Einrichtung persönlich. In der Demo führen wir Sie durch eine konkrete Nebenkostenabrechnung. Sie sehen den Abgleich gegen den Vertrag, die fünf Status und das Beleg-Modul live.
Demo buchen