Antworten auf die häufigsten Fragen zu NK-Audit:
Funktionsweise, Datenschutz und Hosting, Preise und Einführung sowie die Grenzen der automatisierten Prüfung.
Produkt und Funktionsweise
Was macht NK-Audit genau?
NK-Audit prüft gewerbliche Nebenkostenabrechnungen gegen den zugehörigen Mietvertrag. Die Software liest Verträge und Abrechnungen per OCR aus, ordnet jede Abrechnungsposition der vertraglichen Grundlage zu und macht Auffälligkeiten sichtbar. Das Ergebnis ist ein nachvollziehbarer Prüfbericht: Zu jeder Position sehen Sie, worauf die Bewertung beruht und welche Vertragsstelle dafür herangezogen wurde.
Für wen eignet sich NK-Audit?
Vor allem für Unternehmen, die viele gewerbliche Mietverhältnisse verwalten: Filialnetze im Handel, Gastronomie- und Fitnessketten, Immobilien- und Assetmanagement. Der Nutzen wächst mit der Zahl der Standorte und Verträge, weil sich die Routinearbeit dort vervielfacht. Spürbar wird der Unterschied meist dort, wo eine Person mehrere Dutzend Abrechnungen im Jahr bearbeitet.
Welche Dokumente werden benötigt?
Der Mietvertrag samt Nachträgen und die zu prüfende Nebenkostenabrechnung. Beides kann als PDF hochgeladen werden, auch als Scan. Ergänzende Unterlagen wie Sondervereinbarungen oder Wartungsverträge können hinterlegt werden und fließen in das Vertragsprofil ein.
Funktioniert das auch mit gescannten Verträgen?
Ja. Die Dokumente werden per OCR ausgelesen, gescannte PDFs sind also grundsätzlich verwendbar. Die Qualität des Scans beeinflusst allerdings, wie viel automatisch erkannt wird. Erkannte Vertragspositionen werden angezeigt und lassen sich vor der Prüfung überprüfen und korrigieren.
Gibt es Schnittstellen zu anderen Systemen?
Ja, NK-Audit bietet eine API-Anbindung sowie Exportfunktionen. Details zu den Möglichkeiten klären wir am besten im Gespräch, da sie von Ihrer Systemlandschaft abhängen.
Daten und Sicherheit
Wo werden Ihre Daten gespeichert?
NK-Audit wird als verwalteter Cloud-Dienst mit Hosting in Deutschland bereitgestellt. Hosting, Wartung, Updates und Backups sind Bestandteil der Lösung.
Wer hat Zugriff auf Ihre Verträge?
Der Zugriff wird über eine Benutzer- und Rechteverwaltung gesteuert. Sie legen fest, wer welche Objekte und Prüffälle sehen und bearbeiten darf. Eine Anmeldung über SSO ist ab der Business-Lizenz möglich. Jede Änderung wird im Audit-Trail protokolliert, sodass nachvollziehbar bleibt, wer wann was bearbeitet hat.
Wie ist der Datenschutz geregelt?
Für die Verarbeitung Ihrer Dokumente schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Die konkreten Unterlagen stellen wir Ihnen im Rahmen des Angebotsprozesses zur Verfügung.
Preise und Einführung
Was kostet NK-Audit?
NK-Audit wird als Jahreslizenz angeboten, gestaffelt nach der Zahl der Objekte. Ab etwa 1.000 Objekten erstellen wir ein individuelles Angebot. Eine Übersicht der Staffelung finden Sie auf der Preisseite. Mit dem ROI-Rechner können Sie zudem abschätzen, ab wann sich der Einsatz für Ihre Standortzahl rechnet.
Wie aufwendig ist die Einführung?
NK-Audit läuft im Browser, es ist keine eigene Infrastruktur nötig. Der Einstieg beginnt damit, die Objekte anzulegen und die Mietverträge zu hinterlegen. Wir begleiten die Einrichtung persönlich, sodass Sie mit einem einsatzfähigen Vertragsprofil starten.
Können wir NK-Audit vorher ansehen?
Ja. In einer Demo von etwa 30 Minuten zeigen wir Ihnen den Ablauf an einem konkreten Beispiel. Sie können dazu gern eine eigene Abrechnung mitbringen.
Recht und Grenzen
Trifft NK-Audit die Prüfentscheidung automatisch?
Nein. NK-Audit extrahiert die Positionen, ordnet sie dem Vertrag zu, plausibilisiert Rechenwege und macht Auffälligkeiten sichtbar. Die Software bereitet damit die Entscheidungsgrundlage auf. Die fachliche Bewertung trifft Ihr Team. Ob eine Position beanstandet wird und wie Sie gegenüber dem Vermieter auftreten, bleibt eine Entscheidung von Menschen. NK-Audit hält diese Entscheidung nachvollziehbar fest.
Ersetzt NK-Audit eine anwaltliche Prüfung?
Nein. NK-Audit unterstützt die fachliche Prüfung und schafft eine nachvollziehbare Grundlage. Eine rechtliche Bewertung im Einzelfall ersetzt es nicht und leistet keine Rechtsberatung.
Gilt das auch für Wohnraum?
NK-Audit ist für gewerbliche Mietverhältnisse ausgelegt. Dort gilt weitgehend Vertragsfreiheit, die Betriebskostenverordnung greift nur bei ausdrücklichem Verweis im Vertrag und die Schutzfristen des Wohnraummietrechts sind nicht automatisch anwendbar. Genau deshalb steht bei NK-Audit der Abgleich mit dem konkreten Mietvertrag im Mittelpunkt.
Findet NK-Audit jeden Fehler?
Nein, und das versprechen wir auch nicht. NK-Audit macht Auffälligkeiten sichtbar und sorgt dafür, dass die Prüfung strukturiert und einheitlich abläuft. Was am Ende beanstandet wird, entscheidet Ihr Team auf Basis der aufbereiteten Grundlage.
Wir konnten Ihre Frage nicht beantworten?
NK-Audit ist ein Produkt der Röckl Consulting GmbH. Wir haben die Software selbst entwickelt und begleiten die Einrichtung persönlich. In 30 Minuten zeigen wir Ihnen den Ablauf an einem konkreten Beispiel.