Strukturiert prüfen,
in fünf nachvollziehbaren Schritten
NK-Audit führt Sie durch jede Nebenkostenprüfung mit einem klaren Ablauf: von der Dokumentenerfassung über die Analyse mit optionaler KI-Unterstützung bis zum auditfähigen Beanstandungsschreiben. Jeder Schritt ist dokumentiert, jede Entscheidung bleibt bei Ihnen.
Ein Prüffall. Fünf Schritte. Volle Nachvollziehbarkeit.
Jede Prüfung folgt demselben strukturierten Ablauf. Sie wissen jederzeit, wo Sie stehen, und Ihre Wirtschaftsprüfung sieht später jeden Schritt nachvollziehbar dokumentiert.
Objekt, Vertrag und Dokumente erfassen
Mietverträge werden per OCR automatisch eingelesen. Lässt sich ein Vertrag nicht maschinell verarbeiten, kann er manuell erfasst werden.
Positionen bewerten, optional mit KI-Unterstützung
Jede Abrechnungsposition wird gegen die Vertragsgrundlage geprüft und einer von fünf Bewertungs-Kategorien zugeordnet: erlaubt, bedingt, unklar, ohne Grundlage oder ausgeschlossen. Jede Bewertung verweist auf die Fundstelle im Vertrag mit Seitenangabe und ordnet die Position nach Betriebskostenverordnung (BetrKV) ein. Optional liefert die KI-Unterstützung Bewertungsvorschläge, die fachliche Entscheidung treffen Sie.
Vorauszahlungen, Verbrauch und Vorjahr abgleichen
Vorauszahlungen, Verbrauchswerte (Wasser, Strom, Heizung) und Vorjahresdaten werden gegengeprüft. Vollständige Vergleichsdaten verbessern die Aussagekraft, sind aber keine Voraussetzung für den Abschluss.
Den Prüffall abschließen oder eskalieren
Abschließende Entscheidung treffen: abgeschlossen, eskaliert oder offen lassen. Offene Klärungen blockieren den Abschluss bewusst, Begründungen bleiben revisionssicher im unveränderlichen Verlauf.
Beanstandungsschreiben erzeugen und nachverfolgen
Beanstandungsschreiben werden mit Vertragsbezug aus den beanstandeten Positionen erzeugt, auf Basis Ihrer eigenen Vorlagen.
Sechs Werkzeuge, eine Entscheidung: Ihre
Die KI-Unterstützung übernimmt Vorarbeit der Prüfung: Sie schlägt Bewertungen vor, erklärt Rechtsgrundlagen, formuliert Rückfragen und bereitet Einwendungen vor. Die Funktion ist in jedem Paket enthalten. Ob Sie sie nutzen, entscheiden Sie global. Die fachliche Letztentscheidung verbleibt immer bei Ihrem Prüfer.
Umlagefähigkeit prüfen
Bewertet auffällige Positionen hinsichtlich Umlagefähigkeit und nennt fachliche Begründungen gegen Vertrag und Rechtsverordnung.
Rechtsgrundlage erklären
Erklärt die relevante rechtliche oder vertragliche Grundlage verständlich für Prüfer, Manager oder Rechtsabteilung.
Rückfragen formulieren
Formuliert konkrete Rückfragen, wenn Daten, Vertragspassagen oder Belege fehlen, versandfertig für die Verwaltung.
Einwendung vorbereiten
Erstellt einen Entwurf für Einwendungen zu beanstandeten Positionen, inklusive Vertragsverweis und Begründung.
Prüffall zusammenfassen
Fasst Status, Risiken, beanstandete Beträge und nächste Schritte in einer kompakten Übersicht zusammen.
Handlungsempfehlung erstellen
Schlägt nächste konkrete Schritte mit Rolle, Dringlichkeit und Eskalationsbedarf vor.
KI-gestützte Vorschläge werden mit Quelle und Verlässlichkeitsbewertung ausgewiesen. Jede KI-Ausgabe ist ein fachlicher Entwurf und muss geprüft werden, keine automatische Entscheidung.
Pro Objekt eine Quelle der Wahrheit
Mietverträge, Nachträge und Anlagen werden zentral pro Objekt verwaltet. Die Analyse greift automatisch auf den hinterlegten Hauptvertrag zurück.
- OCR-Erkennung für PDFs und Scans, manuell erfassbar bei schwer lesbaren Dokumenten
- Versionierte Mietverträge mit aktiver Hauptversion
- Nachträge, Heizkostenabrechnungen und Vorjahresdokumente strukturiert ablegen
- Komplette Prüfhistorie pro Objekt einsehbar
- Hauptvertrag v3 · aktiv
- 2 Nachträge · 1 Heizkostenabrechnung
- Vorjahr 2023 hinterlegt
- Prüfhistorie vollständig
Beanstandungsschreiben mit Vertragsbezug, auditfähig dokumentiert
Aus den beanstandeten Positionen erzeugt NK-Audit ein vollständiges Einwendungsschreiben mit Vertragsbezug und Begründung, auf Basis Ihrer eigenen Vorlagen. NK-Audit bereitet das Schreiben vor, Sie prüfen es nur noch und versenden. Den Text übernehmen Sie als E-Mail oder markieren ihn als versendet. Der Versand bleibt in Ihrer Hand.
- Schreibtext mit Vertragsbezug und eigenen Vorlagen
- Beanstandungsgründe und Vertragspassagen gleich mitformuliert
- PDF-Prüfbericht für die Wirtschaftsprüfung · ab Business-Lizenz
- Unveränderlicher Verlauf: jede Aktion bleibt nachvollziehbar dokumentiert
Schnell-Analyse für Einzelfälle
Für Beratungsfälle und Einzelprüfungen, bei denen eine Abrechnung punktuell geprüft werden soll: Die Schnell-Analyse liefert eine erste Bewertung, ohne dass ein vollständiges Objekt angelegt werden muss.
Sehen Sie NK-Audit an Ihrer eigenen Abrechnung
NK-Audit ist ein Produkt der Röckl Consulting GmbH. Wir haben die Software selbst entwickelt und begleiten die Einrichtung persönlich. In 30 Minuten zeigen wir Ihnen den Ablauf an einem konkreten Beispiel.
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