Eine Nebenkostenabrechnung für sich genommen wirkt meistens unauffällig. Jede Position hat eine Bezeichnung, einen Betrag und einen Verteilerschlüssel. Ob der Betrag angemessen ist, sieht man ihr nicht an. Sichtbar wird das erst, wenn daneben liegt, was im Jahr davor abgerechnet wurde. Der Beitrag zeigt, welche Muster der Vergleich aufdeckt und wo seine Grenzen liegen.
Inhaltsverzeichnis
Das Wichtigste in Kürze
- Der Vorjahresvergleich ersetzt keine Vertragsprüfung. Er zeigt, wo sich das genaue Hinsehen lohnt.
- Vier Muster sind aufschlussreich: Kostensprung ohne Verbrauchssprung, neue Positionen, entfallene Positionen und schleichende Steigerung.
- Die geleisteten Vorauszahlungen sind die zweite Zeitreihe. Eine dauerhafte Unterdeckung erzeugt Jahr für Jahr eine Nachzahlung.
- Ein Sprung ist kein Fehler, sondern ein Anlass für die Belegeinsicht (§ 259 BGB).
- Auch der Blick zurück lohnt sich: Rückforderungsansprüche verjähren regelmäßig in drei Jahren (§§ 195, 199 BGB).
Warum eine einzelne Abrechnung wenig aussagt
Die übliche Prüfung stellt zwei Fragen: Ist die Position vertraglich vereinbart? Ist sie rechnerisch richtig verteilt? Beides ist notwendig. Beides beantwortet aber nicht die Frage, ob der Betrag plausibel ist.
Ein Beispiel: In der Abrechnung stehen 12.680 Euro Heizkosten. Die Position ist vertraglich gedeckt, der Verteilerschlüssel stimmt, die Rechnung geht auf. Formal gibt es nichts zu beanstanden. Ob 12.680 Euro für dieses Objekt in diesem Jahr ein plausibler Betrag sind, lässt sich aus der Abrechnung allein nicht beantworten.
Sobald daneben steht, dass es im Vorjahr 9.900 Euro waren und der gemessene Verbrauch nahezu gleich geblieben ist, ändert sich die Lage. Dann gibt es genau zwei mögliche Erklärungen: Der Preis ist gestiegen, oder die Verteilung hat sich geändert. Beides lässt sich erfragen und belegen.
Vier Muster, die erst im Vergleich sichtbar werden
1. Kostensprung ohne Verbrauchssprung
Das aussagekräftigste Muster. Steigen die Kosten einer verbrauchsabhängigen Position deutlich, während der Verbrauch nahezu unverändert bleibt, liegt die Ursache nicht im Objekt. Bei Energie sind Preissteigerungen erklärbar und belegbar, bei Reinigung oder Bewachung wird die Erklärung schwieriger. In beiden Fällen ist es eine gute Frage an den Vermieter.
2. Neue Positionen
Eine Position, die im Vorjahr nicht auftauchte, verdient immer eine Rückfrage. Drei Erklärungen kommen infrage: Es gibt tatsächlich eine neue Leistung, ein Dienstleister wurde gewechselt, oder eine bekannte Position wurde umbenannt.
Der dritte Fall ist der unauffälligste und der ärgerlichste. Eine Position, die im Vorjahr beanstandet und herausgenommen wurde, taucht unter neuer Bezeichnung wieder auf. Ohne Vergleich fällt das niemandem auf, weil die Bezeichnung neu ist und der Betrag zum Rest passt.
3. Entfallene Positionen
Dieses Muster wird fast nie geprüft, ist aber verwertbar. Verschwindet eine Position kommentarlos, kann das bedeuten, dass der Vermieter eine frühere Beanstandung akzeptiert hat oder dass die Umlage von vornherein ohne Grundlage erfolgte. Dann lohnt der Blick auf die Vorjahre, in denen sie noch abgerechnet wurde.
4. Schleichende Steigerung
Vier Prozent Steigerung fallen in keinem einzelnen Jahr auf. Über fünf Jahre sind es mehr als zwanzig Prozent. Genau deshalb ist der Zweijahresvergleich die Mindestanforderung und der Dreijahresvergleich die bessere Grundlage. Positionen, die konstant und ohne erkennbaren Grund steigen, sind gute Kandidaten für die Belegeinsicht.
Vorauszahlungen: die zweite Zeitreihe
Neben den abgerechneten Kosten lohnt der Blick auf die geleisteten Vorauszahlungen. Sie beantworten eine andere Frage: nicht, ob die Kosten stimmen, sondern ob die Liquiditätsplanung stimmt.
Eine dauerhaft zu niedrig angesetzte Vorauszahlung führt jedes Jahr zu einer Nachzahlung. Über ein Filialnetz mit vielen Standorten summiert sich das zu einem Betrag, der im Jahresabschluss regelmäßig als unerwartete Belastung auftaucht. Umgekehrt bindet eine deutlich zu hohe Vorauszahlung Mittel, die anderweitig gebraucht werden.
Praktisch heißt das: Wer die Differenz zwischen Vorauszahlung und Ergebnis über mehrere Jahre führt, erkennt eine systematische Unterdeckung und kann eine Anpassung verlangen, statt sie jedes Jahr neu zu bezahlen.
Was der Vergleich nicht beweist
Ein Sprung ist kein Fehler. Preise für Energie, Reinigungsleistungen und Versicherungen sind in den vergangenen Jahren real gestiegen, und nach der Grundsteuerreform sind Anpassungen bei der Grundsteuer sachlich erklärbar. Der Vergleich liefert einen Anlass zur Nachfrage, kein Ergebnis.
Wichtiger noch ist die zweite Grenze: Der Vergleich ersetzt nicht die Prüfung gegen den Mietvertrag. Eine Position, die seit Jahren konstant denselben Betrag hat, ist im Vergleich völlig unauffällig und kann trotzdem seit Jahren ohne vertragliche Grundlage umgelegt werden. Beide Prüfungen ergänzen einander, keine ersetzt die andere. Welche Positionen im Gewerbe überhaupt umlagefähig sind, steht im Beitrag Was darf in der Nebenkostenabrechnung umgelegt werden?
Wie Sie den Vergleich praktisch aufsetzen
- Auf Positionsebene vergleichen, nicht auf Gesamtsumme. Zwei gegenläufige Abweichungen heben sich in der Summe auf und bleiben unentdeckt.
- Verbrauch neben die Kosten stellen. Ohne Verbrauchsdaten lässt sich ein Kostensprung nicht einordnen.
- Fläche und Verteilerschlüssel mitführen. Hat sich die Bezugsfläche geändert, ist der absolute Vergleich verzerrt. Aussagekräftig ist dann der Betrag je Quadratmeter.
- Mindestens zwei, besser drei Jahre. Erst ab dem dritten Datenpunkt lässt sich ein Trend von einem Ausreißer unterscheiden.
- Ergebnisse festhalten. Was Sie dieses Jahr als erklärt abgehakt haben, sollte im nächsten Jahr auffindbar sein.
So macht NK-Audit den Vorjahresvergleich
Wo Vergleichsdaten vorliegen, zieht NK-Audit sie automatisch in die Analyse: geleistete Vorauszahlungen, Verbrauchsdaten für Wasser, Strom und Heizung sowie die Werte aus dem Vorjahr. Die Positionen werden einander gegenübergestellt, die Abweichung wird in Euro und in Prozent ausgewiesen, und jede Position wird gekennzeichnet als unverändert, gestiegen, neu oder entfallen.
Damit sind die vier oben beschriebenen Muster direkt sichtbar, ohne dass jemand zwei PDF-Dateien nebeneinanderlegen muss. Eine Position, die es im Vorjahr nicht gab, ist als neu markiert. Eine, die verschwunden ist, bleibt als entfallen sichtbar, statt einfach aus der Liste zu fallen.
Der Vergleich ist ein optionaler Schritt. Er setzt voraus, dass Daten aus dem Vorjahr hinterlegt sind, blockiert den Abschluss einer Prüfung aber nicht. Wer im ersten Jahr startet, hat noch keine Vergleichswerte. Ab dem zweiten Abrechnungsjahr entsteht die Zeitreihe von selbst, weil die geprüften Fälle im System bleiben.
Auch hier gilt die Arbeitsteilung: Die Software stellt gegenüber und rechnet die Abweichung aus. Ob eine Steigerung berechtigt ist, bewertet sie nicht. Diese Einschätzung trifft Ihr Team auf einer Grundlage, die dokumentiert bleibt.
Häufige Fragen
Brauche ich die Vorjahresabrechnung im Original?
Für den Vergleich genügen die abgerechneten Positionen mit Beträgen und Verteilerschlüssel. Wenn Sie auf Basis des Vergleichs beanstanden wollen, sollten Sie auf die Originalunterlagen zurückgreifen können.
Was, wenn sich die Fläche zwischen den Jahren geändert hat?
Dann ist der Vergleich absoluter Beträge verzerrt. Aussagekräftig ist in diesem Fall der Betrag je Quadratmeter. Der Wechsel der Bezugsfläche selbst ist ebenfalls eine berechtigte Rückfrage.
Lohnt sich der Blick auf ältere Abrechnungsjahre noch?
Häufig ja. Rückforderungsansprüche verjähren regelmäßig in drei Jahren (§§ 195, 199 BGB), gerechnet ab Schluss des Jahres der Entstehung. Eine rückwirkende Prüfung kann sich deshalb lohnen.
Reicht es, nur die Gesamtsumme zu vergleichen?
Nein. Eine gestiegene und eine gesunkene Position gleichen sich in der Summe aus. Der Vergleich ist nur auf Positionsebene aussagekräftig.
Dieser Beitrag bietet Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
Abrechnungen im Zeitvergleich prüfen
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