Im Juli stand eine Frage im Mittelpunkt: Wie kommt man von einer Bewertung möglichst schnell zum Beleg im Originaldokument? Dazu kamen drei neue automatische Abgleiche, eine kompaktere Prüfoberfläche sowie eine spürbar verlässlichere Auswertung gescannter Unterlagen. Hier die Änderungen, die sich im Arbeitsalltag bemerkbar machen.
Inhaltsverzeichnis
Das Wichtigste in Kürze
- Fundstellen lassen sich jetzt auch bei gescannten Dokumenten direkt im Original-PDF anzeigen.
- Abrechnungen werden zusätzlich formal geprüft: Abrechnungszeitraum, Fristen und weitere Anforderungen.
- Drei neue Abgleiche: Vorauszahlungen, Umlageschlüssel und Vorwegabzug.
- Positionen, bei denen das System unsicher ist, werden als unsicher gekennzeichnet.
- Der Prüfworkflow wurde durchgängig kompakter gestaltet.
Jede Bewertung führt zurück ins Originaldokument
Eine Prüfsoftware ist nur so viel wert wie die Möglichkeit, ihr zu widersprechen. Wer eine Bewertung nicht am Originaldokument überprüfen kann, muss ihr glauben. Genau das wollen wir nicht.
Seit Juli lässt sich zu jeder Prüfposition die zugehörige Fundstelle per Klick aufrufen. Die relevante Vertragsklausel oder Abrechnungsposition wird dabei farblich markiert im Original-PDF angezeigt. Neu ist vor allem: Das funktioniert seit Ende Juli nicht mehr nur bei digital erzeugten PDFs, sondern auch bei eingescannten Dokumenten.
Für die Praxis ist das der größere Sprung. Gerade ältere Mietverträge liegen oft nur als Scan vor. Bislang endete die Nachvollziehbarkeit genau dort. Welchen Weg ein Dokument von der Ablage bis zum Prüfbericht nimmt, beschreibt Vom PDF zum Prüfbericht.
Wo das System unsicher ist, sagt es das
Der zweite Baustein betrifft die Ehrlichkeit der Darstellung. Positionen, bei denen die Analyse zu keinem belastbaren Ergebnis kommt, werden jetzt ausdrücklich als unsicher gekennzeichnet. Vorher stand dort eine Bewertung, die eindeutiger wirkte, als sie war.
Das klingt nach einem Rückschritt, ist aber das Gegenteil. Sie sehen auf einen Blick, wo ein zweiter Blick nötig ist, statt eine scheinbare Eindeutigkeit ungeprüft zu übernehmen.
Prüfungen, die vorher Handarbeit waren
Drei neue Abgleiche laufen jetzt automatisch. Alle drei betreffen Punkte, an denen in der Praxis regelmäßig Geld liegen bleibt:
| Neuer Abgleich | Was geprüft wird |
|---|---|
| Vorauszahlungen | Die in der Abrechnung angesetzten Vorauszahlungen werden gegen den Mietvertrag geprüft |
| Umlageschlüssel | Der verwendete Schlüssel wird mit dem vertraglich vereinbarten abgeglichen |
| Vorwegabzug | Vorwegabzüge, etwa bei Gewerbeanteilen, werden erkannt und plausibilisiert |
Dazu kommt die formale Prüfung der Abrechnung. Abrechnungszeitraum, Fristen sowie weitere formale Anforderungen werden automatisch erkannt und bewertet. Formale Mängel machen eine Abrechnung angreifbar, fallen bei der inhaltlichen Prüfung aber leicht durchs Raster, weil niemand jede Abrechnung zusätzlich auf Formalien durchgeht.
Auffällige Kostensprünge fallen schneller auf
Der Vorjahresvergleich hebt jetzt automatisch die Positionen hervor, deren Steigerung einen definierten Schwellenwert überschreitet. In einer Tabelle mit dreißig Zeilen übersieht man einen Sprung von 40 Prozent sonst leicht. Was der Blick auf das Vorjahr sonst noch sichtbar macht, steht in Was der Vergleich mit dem Vorjahr sichtbar macht.
Weniger Klicks bis zum Ergebnis
Der komplette Prüfworkflow wurde überarbeitet. Analyse und Review, Daten und Vergleich, Basisdaten sowie der Abschluss-Schritt sind jetzt kompakter aufgebaut. Statusanzeigen und Bewertungen sehen überall gleich aus, was das Einarbeiten erleichtert.
Die Objektseite ist dabei zu einem echten Arbeitsbereich geworden: Verträge, Prüffälle und Stammdaten eines Objekts laufen dort zusammen. Wer hundert Standorte betreut, spart sich damit einen erheblichen Teil der Navigation.
Vorschläge im Review, Entscheidung beim Mitarbeiter
Beim Durchgehen der Prüfpositionen schlägt NK-Audit passende Bewertungen und nächste Schritte vor, die sich per Klick übernehmen lassen. Routinefälle gehen dadurch deutlich schneller von der Hand.
An der Zuständigkeit ändert das nichts: Die Entscheidung trifft weiterhin Ihr Mitarbeiter. Ein Vorschlag bleibt ein Vorschlag.
Ergebnisse als fertiger Prüfbericht
Die Befunde einer Prüfung werden in einem strukturierten Prüfbericht zusammengefasst, gegliedert nach Positionen und zugehörigen Bewertungen. Damit lassen sich Ergebnisse intern wie extern weitergeben, ohne sie vorher manuell aufzubereiten.
Verlässlichere Erkennung, auch bei Scans
Die automatische Erkennung von Vertragsklauseln und Kostenpositionen wurde in mehreren Runden nachgeschärft. Komplexe Vertragslayouts, Aufzählungen sowie tabellarische Anlagen werden jetzt vollständiger ausgewertet. Bei gescannten Dokumenten haben sich Texterkennung und Betragszuordnung spürbar verbessert.
Zusätzlich greifen zwei neue Schutzmechanismen:
- Ein Prüffall lässt sich erst nach vollständiger Analyse abschließen.
- Bei unvollständig lesbaren Dokumenten warnt das System, statt still ein lückenhaftes Ergebnis zu liefern.
Der zweite Punkt ist uns wichtig. Ein lückenhaftes Ergebnis, das sich vollständig anfühlt, ist gefährlicher als eine ehrliche Fehlermeldung.
Im Hintergrund: Betriebssicherheit
Neben den sichtbaren Änderungen sind im Juli verschlüsselte Datensicherungen sowie eine proaktive Systemüberwachung hinzugekommen, die den Zustand der Plattform laufend prüft. Beides sehen Sie im Alltag nicht. Beides sorgt dafür, dass die Plattform zuverlässig erreichbar bleibt und Ihre Daten auch im Störungsfall gesichert sind.
Sehen Sie sich die Neuerungen an einem echten Prüffall an
NK-Audit ist ein Produkt der Röckl Consulting GmbH. Wir haben die Software selbst entwickelt und begleiten die Einrichtung persönlich. In 30 Minuten zeigen wir Ihnen den Ablauf an einem konkreten Beispiel.
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